DASAR – DASAR ADMINISTRASI KEBIJAKAN KESEHATAN (AKK)
MAKALAH
“ PENGORGANISASIAN
PROGRAM KESEHATAN “
KELOMPOK
9
KESMAS
A
KHAIRAH SAKIAH
JUFRI ( 70200111036 )
MUH.
ISHAQ HASAN ( 70200111044 )
JURUSAN
KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS
ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS
ISLAM NEGERI ALAUDDIN MAKASSAR
2012
KATA
PENGANTAR
Assalamu
Alaikum Warahmatullahi Wabarakathu
Puji dan syukur saya panjatkan ke
hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat dan karunia-Nya yang telah di
limpahkan kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah kami yang
berjudul Pengorganisasian Program Kesehatan, sebagai pemenuhan tugas pengganti
MID Semester 2 mata kuliah Administrasi Kebijakan Kesehatan di Kelas Kesmas A
Jurusan Kesehatan Masyarakat, Fakultas Ilmu Kesehatan, UIN Alauddin Makassar dapat
kami selesaikan dengan baik. Kami merasa
masih banyak terdapat kekurangan dalam pembuatan makalah ini karena masih
banyak kurangnya pengetahuan dan pengalaman kami.
Kami
mengucapkan banyak terima kasih, terutama kepada dosen pembimbing dan semua
pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini, baik secara langsung maupun tidak langsung. Kritik
dan saran dari dosen pembimbing akan isi maupun bahasanya serta tambahan isinya
sangat kami harapkan demi kesempurnaan
makalah ini. Hanya inilah yang dapat kami sampaikan, akhir kata kami
mengucapkan Terima kasih.
Wassalamu
Alaikum Warahmatullahi Wabarakathu
Makassar,
Juli 2012
Penyusun
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR.......................................................................................... i
DAFTAR
ISI........................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR
BELAKANG............................................................................. 1
B. RUMUSAN
MASALAH......................................................................... 2
C. TUJUAN................................................................................................... 2
BAB II PEMBAHASAN
A. TINJAUAN
UMUM TENTANG PENGORGANISASIAN.................... 3
B. PENGEMBANGAN
ORGANISASI........................................................ 15
C. PENGORGANISASIAN KEGIATAN KEMASYARAKATAN............ 24
D. STAFFING ORGANISASI....................................................................... 30
BAB III PENUTUP
A. KESIMPULAN........................................................................................ 33
B. SARAN..................................................................................................... 33
DAFTAR
PUSTAKA........................................................................................... 34
BAB
I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Pengorganisasian merupakan fungsi
manajemen kedua yang penting dilaksanakan oleh setiap unit kerja sehingga
tujuan organisasi dapat dicapai dengan berdaya guna dan berhasil guna. Pengorganisasian
adalah fungsi kedua dan dilakukan secara
langsung dari dasar yang telah dibuat oleh perencanaan yang baik dan merupakan
pengelompokan yang terdiri dari beberapa aktifitas dengan sasaran untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan masing-masing kelompoknya untuk melakukan
koordinasi yang tepat dengan unit lain secara horizontal dan vertikal untuk
mencapai tujuan organisasi sebagai organisasi yang komplek, maka pelayanan
kesehatan masyarakat harus mengorganisasikan aktivitasnya melalui kelompok-kelompok
sehingga tujuan pelayanan kesehatan masyarakat akan tercapai.
Pengorganisasian merupakan proses penempatan orang-orang dan sumber daya
lainnya untuk melakukan tugas – tugas dalam pencapaian tujuan dan menyangkut
pembagian pekerjaan untuk diselesaikan dan mengkoordinasikan hasil-hasilnya.
Membagi siapa yang harus melakukannya, mengidentifikasikan siapa yang harus
memerintah dan mengadakan hubungan – hubungan perkantoran untuk komunikasi.
Sehingga pengorganisasian dimaksudkan agar masing-masing unit menyadari
kedudukan, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya, mereka bersatu dalam satu
wadah bersama untuk berkerja sama demi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Semua pihak yang bergerak dalam administrasi kesehatan memiliki kewajiban untuk
memahami tentang pengorganisasian tersebut. Pemahaman ini sangat diperlukan
jika para pihak administrasi kesehatan menyelenggarakan program kesehatan
masyarakat.
B. RUMUSAN MASALAH
1.
Bagaimanakah gambaran tentang
pengorganisasian itu?
2.
Bagaimana pengembangan yang ada dalam
organisasi?
3.
Bagaimana cara pengorganisasian kegiatan
kemasyarakatan?
4.
Bagaimana tentang penyusunan staf
(staffing) organisasi itu?
C. TUJUAN
1.
Mengenal gambaran umum tentang
pengorganisasian
2.
Mengidentifikasi pengembangan dalam
organisasi
3.
Mengetahui pengorganisasian kegiatan
kemasyarakatan
4.
Mengetahui yang dimaksud penyusunan staf
( staffing ) organisasi
BAB
II
PEMBAHASAN
E. TINJAUAN UMUM TENTANG PENGORGANISASIAN
1. Pengertian
Organising berasal dari kata to organize dimana kata ini berasal pula dari
kata organ. Sedangkan kata organ dalam Webstre’e New Collagiale Dictionary
berasal dari kata organon, bahasa Greek.
Adapun arti kata organ ialah, an Instrument or medium by Which an Important
is Performed or end accomploshed. Artinya suatu alat atau media yang digunaka
untuk tindakan penting atau pencaapaian tujuan.
Jadi to organize mengandung arti menyusun bagian-bagian yang terpisah-pisah
menjadi suatu kesatuan sehingga dapat digunakan untuk menjalankan tindakan
dalam pencapaian tujuan.
Dengan demikian organizing merupakan proses penyusunan bagian-bagian yang
terpisah itu menjadi suatu kesatuan yang harmonis, sehingga dapat digunakan
untuk pelaksaan kerja dalam mencapai tujuan yang dikehendaki.
Seperti pengertian pengorganisasian dalam manajemen bahwa pengorganisasian
merupakan fungsi kedua dalam manajemen dan pengorganisasian tersebut
didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai
dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya.
Beberapa pengertian tentang
pengorganisasian tersebut :
1.
Pengorganisasian adalah suatu pola hubungan-hubungan
yang melalui orang-orang dibawah pengarahan menajer mengejar tujuan bersama (
Dasar-Dasar Organisasi, Stoner ).
2.
Pengorganisasian adalah suatu kerja sama untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan ( Ensiklopedia Indonesia, Jakarta 1990 ).
3.
Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam
manajemen ( Kumpulan Artikel, Vivit Ardyansah ).
4.
Pengorganisasian adalah bentuk sebuah perserikatan
manusia untuk mencapai tujuan bersama.
5.
Pengorganisasian adalah sebagai proses kegiatan
penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan tertentu ( Kamus
Kata, Source Dan Riselainer).
6.
Pengorganisasian merupakan proses menciptakan
hubungan-hubungan antar komponen-komponen organisasi dengan tujuan agar segala
kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan organisasi.
7.
Pengorganisasian adalah keseluruhan pengelompokan
orang-orang, alat-alat, tugas, tugas ,kewenangan dan tanggung jawab sedemikian
rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu
kegiatan kesatuan yang telah ditetapkan ( Siagian, 1983 ).
8.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk
merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi
tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi agar tujuan organisasi dapat
dicapai dengan efisien.
9.
Pengorganisasian adalah sesuatu yang digambarkan
sebagai sesuatu yang tersentralisasi dan berisi tugas-tugas yang sangat
terspesialisasikan ( Kamus Kata Bahasa Indonesia, T. Hani Handoko).
10.
Pengorganisasian adalah merupakan kegiatan merancang
dan merumuskan struktur ( Kamus Lengkap Bahasa Indonesia ).
Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam
pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menujukkan hal-hal berikut
ini :
1.
Cara manajemen merancang struktur formal
untuk penggunaan yang paling efektif sumberdaya-sumberdaya keuangan, fisik,
bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2.
Hubungan-hubungan antara fungsi,
jabatan, tugas, dan para karyawan.
3.
Cara dalam mana para manejer membagi
lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan
mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Dari tiga hal diatas dapat disimpulkan bahwa
pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang anggota struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara
para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien
dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern
maupun ekstern.
Pengorganisasian ada 2 pengertian pula, yaitu :
1. Sebuah
organisasi adalah pola hubungan banyak hubungan yang saling terjalin secara
simultan yang menjadi jalan bagi orang, dengan pengarahan dari manajer, untuk
mencapai sasaran bersama.
2. Proses
manajerial dari pengorganisasian termasuk pembuatan keputusan, penciptaan
kerangka kerja, sehingga organisasi tersebut dapat bertahan dari keadaan yang
baik pada masa kini hingga masa depan.
Sebagai bagian dari pengorganisasian dapat dijelaskan
pemahaman tentang organisasi tersebut. Organisasi berasal dari kata oranon,
dalam bahasa yunani berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak di
sampaikan oleh para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang
signifikan dan sebagai bahan perbandingan akan disampaikan beberapa pendapat
sebagai berikut :
a.
Chester 1 . Barnard (1938)
Mengemukakan
bahwa organisasi adalah sistem kerja sama antara dua orang atau lebih).
b.
Jamnes D. Mooney
Organisasi adalah
setiap bentuk kerja sama untuk mencapai tujuan bersama.
c.
Dimock
Organisasi adalah
perpaduan secara sistematis daripada bagian- bagian yang saling ketergantungan
/ berkaitan untuk membentuk suatu kesatuan yang bulat melalui kewenangan,
koordinasi dan pengawasan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Suatu
organisasi tersusun dari unsur :
1.
Unsur inti yaitu manusia
2.
Unsur kerja yang terdiri atas :
a. Sumber daya manusia
b. Kemampuan bekerja
c. Sumber daya bukan manusia
Organisasi
merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur
serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan. Jadi
organisasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
1. Organisasi
dalam arti badan yaitu kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
2. Organisasi
dalam arti bagan yaitu gambaran skematis tentang hubungan kerjasama dari
orang-orang yang terlibat dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama.
Unsur-unsur
dasar yang membentuk organisasi yaitu :
1. Adanya tujuan
bersama
2. Adanya kerjasama
dua orang atau lebih
3. Adanya pembagian
tugas
4. Adanya kehendak
untuk bekerja sama
2.
Teori-Teori
Organisasi
Teori-teori
organisasi meliputi :
a) teori
organisasi klasik,
b) teori
organisasi neoklasik, dan
c) teori
organisasi modern.
a).
Teori organisasi klasik
Teori klasik disebut juga teori tradisional, yang
berisi tentang organisasi mulai abad 19. Teori klasik mendefinisikan organisasi
sebagai struktur hubungan, kekuasaan - kekuasaan, tujuan-tujuan,
peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan faktor-faktor lain yang
terjadi bila orang-orang bekerja sama.
Teori klasik berkembang dalam tiga aliran yang
dibangun atas dasar anggapan-anggapan yang sama, yaitu :
1. Teori birokrasi :
Teori ini dikemukakan oleh Max Weber dalam buku “The
Protestant Ethic and Spirit of Capitalism”. Karakteristik birokrasi menurut
Weber adalah :
·
Pembagian kerja yang jelas
·
Hirarki wewenang yang dirumuskan secara
baik
·
Program rasional dalam pencapaian tujuan
organisasi
·
Sistem prosedur bagi penanganan situasi
kerja
·
Sistem aturan yang mencakup hak-hak dan
kewajiban-kewajiban posisi para pemegang jabatan
·
Hubungan antar pribadi yang bersifat
impersonal
2. Teori
Administrasi :
Teori ini dikembangkan atas dasar sumbangan Henri
Fayol dan Lyndall Urwick dari Eropa serta Mooney dan Reiley dari Amerika. 14
kaidah manajemen yang menjadi dasar perkembangan teori administrasi yaitu : Pembagian kerja, Wewenang dan tanggung jawab,
Disiplin, Kesatuan perintah, Kesatuan pengarahan, Mendahulukan kepentingan umum
dari pada kepentingan pribadi, Balas jasa, Sentralisasi, Rantai scalar, Aturan,
Keadilan, Kelanggengan personalia, Inisiatif, Semangat korps.
Teori fungsionalisme Fayol yaitu :
·
perencanaan,
·
pengorganisasian,
·
pemberian perintah,
·
pengkoordinasian, dan
·
pengawasan.
3. Manajemen
ilmiah
Manajemen
ilimiah adalah seperangkat mekanisme atau teknik “a bag of tricks” untuk
meningkatkan efisiensi kerja organisasi.
b).
Teori organisasi neoklasik
Teori neoklasik secara sederhana dikenal sebagai teori/aliran
hubungan manusiawi. Dalam hal pembagian kerja, teori neoklasik telah
mengemukakan perlunya hal-hal sebagai berikut :
1.
Partisipasi
2.
Perluasan kerja sebagai kebalikan dari
pola spesialisasi
3.
Manajemen bottom-up yang akan memberikan
kesempatan kepada para junior untuk berpartisipasi dalam pengambilan keputusan
manajemen puncak
c). Teori organisasi modern
Teori modern menunjukkan tiga kegiatan proses
hubungan universal yang selalu muncul pada system manusia dalam perilakunya
berorganisasi yaitu :
·
Komunikasi
·
Konsep keseimbangan
·
Proses pengambilan keputusan
3.
Struktur
Organisasi
Didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal
organisasi diolah. Struktur ini terdiri dari unsur spesialisasi kerja,
standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan
keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur
organisasi yaitu :
1. Strategi
organisasi pencapaian tujuan
2. Perbedaan
teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk
struktur organisasi
3. Kemampuan
dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan
sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan
4. Besarnya
satuan oraganisasi dan satuan kerja mempengaruhi struktur organisasi
Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :
1. Spesialisasi
kegiatan
2. Koordinasi
kegiatan
3. Standarisasi
kegiatan
4. Sentralisasi
dan desentralisasi pembuatan keputusan
5. Ukuran
satuan kerja
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja)
dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan
meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda
tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi
juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan
penyampaian laporan.
a.
Pembagian Kerja
Tujuan suatu organisasi adalah untuk mecapai tujuan dimana
individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Tiang dasar pengorganisasian
adalah prinsip pembagian kerja (Division of Labor) yang memungkinkan
terjadi.
Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan tersebut yaitu keseluruhan bagan
menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional
atau divisional, atau lainnya (departementalisasi).
Tingkatan manajemen yaitu suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan
bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajemen.
b.
Bentuk-bentuk bagan organisasi
Bentuk-bentuk
bagan organisasi, yaitu :
·
Bentuk piramid.
Bentuk ini
yang paling banyak diguakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
·
Bentuk vertikal.
Bentuk
vertikal agak menyerupai bentuk piramid, yaitu dalam pelimpahan kekuasaan dari
atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
·
Bentuk horizontal.
Bagan ini
digambarkan secara mendatar.
·
Bentuk lingkaran.
Hubungan
antara satu jabatan dengan jabatan .
Masalah
dalam koordinasi
·
Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
·
Perbedaan dalam orientasi waktu
·
Perbedaan dalam orientasi antar waktu
·
Perbedaan dalam formalitas struktur
Mekanisme
pengkoordinasi dasar
·
Hirarki manajerial
·
Aturan dan prosedur
·
Rencana dan penetapan tujuan
c.
Bentuk organisasi
Ada beberapa
bentuk organisasi yang ada meliputi :
1.
Organisasi fungsional
suatu organisasi dimana wewenang dari pimpinan
tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional
untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.
2.
Organisasi fungsional dan garis
bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan
tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian dibawahnya yang mempunyai keahlian
tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang
koordinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.
3.
Organisasi komite
bentuk organisasi dimana tugas kepemimpinan dan tugas
tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa
komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajement.
4.
Organisasi garis dan staff
uatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang
berlangsung secara vertical. Manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff
yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasehat.
5.
Organisasi matrix
organisasi dimana penggunaan struktur organisasi
menunjukan dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan dimasing-masing
bagian dari bagian perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan
suatu proyek yang harus diselesaikan.
d.
Departementasi
Departementasi pada prinsipnya adalah suatu bentuk
pembagian kerja, hanya saja bentuk pembagian kerja ini sudah diperkembangkan
sedemikian rupa sehingga pembgian kerja ini lebih didasarkan pada
pengelompokkan tugas bukan berdasarkan orang perorang. Macam- macam bentuk departementasi
yaitu:
1. Departementasi fungsional
departemen fungsional adalah pengelompokan fungsi yang sama atau kegiatan
yang sejenis untuk membentuk satuan organisasi. Ini merupakan bentuk organisasi
yang paling umum dan bentuk dasar departementasi.
Individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang
dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan
bagian operasi.
Pembentukan satuan satuan organisasi yang masing masing diserahi mengurus
sekelompok aktivitas yang tergolong sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaan
pekerjaan pekerjaan yang berkaitan
2. Departementasi devisional
Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien
sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha
antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada
organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi
internasional, divisi keuangan.
Dengan membagi divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan
proses, dimana tiap divisi merancang, memproduksi dan memasarkan produknya
sendiri. Struktur organisasinya terdiri dari:
a. Struktur organisasi atas dasar produk
Setiap departementasi bertanggung jawab atas suatu produk yang berhubungan.
Struktur ini dipakai bila teknologi pemrosesan dan metode pemasaran sangat
berbeda.
b. Struktur organisasi atas dasar
wilayah
Pengelompokan kegiatan atas dasar tempat dimana operasi berlokasi atau
menjalankan usahanya. Faktor yang menjadi pertimbangan adalah bahan baku,
tenaga kerja, pemasaran, transportasi dan lain sebagainya.
c. Struktur organisasi atas dasar langganan
Pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk, terutama
dalam kegiatan pengelompokan penjualan, pelayanan.
d.
Struktur organisasi atas dasar
proses
Pengelompokan
kegiatan atas dasar proses yang sering dijumpai dalam departemen produksi.
Kegiatan-kegiatan ini dapat dikelompokan menjadi departemen pemboran,
penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir. Ini digunakan
atas dasar pertimbangan ekonomis.
e.
Struktur organisasi atas
dasar alphanumerical
Dapat digunakan pada pelayanan telepon, misalnya nomor 000000500000
ditempatkan dalam satu departemen dan lainnya di tempatkan di departemen yang
lain juga.
3. Organisasi proyek dan matriks
Merupakan bentuk departementasi campuran (hybrid design). Ini dilakukan
dengan mengkombinasikan kebaikan – kebaikan dari system fungsional dan
divisional dengan menghindarkan segala kelemahannya. Misalnya, organisasi
selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam
proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah
divisi.
Organisasi
matriks disebut juga organisasi manajemen proyek yaitu organisasi dimana
penggunaan struktur.organisasi dan para spesialis yang mempunyai keterampilan
masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu
untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matriks
digunakan berdassrkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bagian
penelitan dan pengembangan.
Struktur
organisasi matriks menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai
tujuan khusus. Manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim
selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan
masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing sampai adanya
proyek baru dimana mereka ditarik kembali untuk bekerja sama.
Organisasi
matriks akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang horizontal diterima
manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dengan keahliannya
dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam
struktur formalnya. Akibatnta anggota organisasi matriks mempunyai dua
wewenang, yang berarti dalam melaksanakan kegiatannya para anggota harus
melaporkannya kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang timbul, biasanya
manajer proyek diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan
perintah dimana manajer proyek tersebut akan langsung melapor pada manajer
puncak.
Organisasi
matriks juga mempunyai kebaikan dan keburukan ,
Kebaikan:
·
Memberikan metode untuk memusatkan perhatian
pada masalah-masalah utama
·
Memaksimalkan efisiensi penggunaan manajer
fungsional
·
Mengembangkan keterampilan dan kreativitas
karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi
·
Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta
memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang
akhirnya membebaskan manajemen puncak ntuk perencanaan
·
Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan
mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek
Keburukan:
·
Beberapa masalah dapat muncul karena
melanggar prinsip kesatuan perintah
·
Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan
dalam mengembangkan timnya
·
Konflik dapat muncul antara manajer
proyek dengan manajer bagian lain
·
Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan
yang kontradiktif
·
Memerlukan koordinasi vertikal dan
horizontal
·
Memerlukan lebih banyak keterampilan
antar pribadi
·
Menimbulkan resiko timbulnya perasaan
anarki
·
Sangat mahal untuk diimplementasikan
·
Mendorong pertentangan kekuasaan dan
lebh mengarah perdebatan daripada kegiatan
4. Ciri-Ciri Pengorganisasian
Beberapa ahli mengemukakan tentang ciri-ciri pengorganisasian sebagai
berikut.
·
Drs. Malayu S.P Hasibuan, 1996
1.
tujuan organisasi itu jelas dan realistis
2.
Pembagian kerja
dan hubungan pekerjaan antara unit-unit, subsistem-subsistem atau bagian-bagian
harus baik dan jelas
3.
Organisasi itu harus menjadi alat dan wadah yang
efektif dalam mencapai tujuan
4.
Tipe organisasi dan strukturnya harus sesuai dengan
kebutuhan perusahaan
5.
Unit-unit kerja
( departemen bagian) nya ditetapkan berdasarkan atas eratnya hubungan pekerjaan
6.
Job description setiap jabatan harus jelas dan tidak
ada tumpang tindih boleh terlalu banyak.
7.
Rentang kendali setiap bagian harus berdasarkan volume
pekerjaan dan tidak boleh terlalu banyak
8.
Sumber perintah dan tanggung jawab harus jelas,
melalui jarak yang pendek
9.
Jenis wewenang (authority) yang dimiliki setiap
pejabat harus jelas
10.
Mismanajemen penempatan karyawan tidak ada
11.
Hubungan antara bagian dengan bagian lainnya jelas dan
serasi
12.
Pendelegasian wewenang harus berdasarkan job
description karyawan
13.
Deferensiasi, koordinasi, integrasi dan sinchronisasi
harus baik
14.
Organisasi harus luwes dan fleksibel
15. Organisasi
harus mempunyai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga.
·
Maharuddin Pangewa, 2007
Ciri-ciri
Pengorganisasian yaitu :
1.
Dapat menjawab pertanyaan sebagaimana yang dikemukakan
oleh R. Kepling yaitu: What, Why, Where, When, Who, dan How
Untuk menjawab pertanyaan what maka dalam organizing, dilihat kepada apa
yang terdapat dalam perencanaan, sehingga antara organizing dan perencanaan
terdapat keselaaarasan. Hal ini adalah sangat penting mengingat apabila
perencanaan dan perorganisasian tidak selaras dan searah akan terjadi kekacauan
dan kesimpang siuran dalam pelaksanaan kerja, sehingga tujuan telah ditetapkan
tidak akan tercapai.
2.
Rational, flexible, continue, pragmatia, dan ideal
Adapun yang
dimaksud dengan organizing harus flexible yaitu bahwa organiszing itu harus
dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan terarah kepada sasarannya sehingga tidak
mengalami kekakuan yang dapat menyebabkan hambatan- hambatan atau kemacetan.
Dalam organizing harus pula memperhitungkan masa depan atau yang datang agar
supaya dapat terus berlangsung ( continue) dengan demikian pengkaderan ( up-
grading) tenaga-tenaga kerja untuk pemimpin pada masa yang akan datang
merupakan syarat mutlak, mengingat manusia itu terbatas usianya.
3.
Tidak terlepas dari pada tools of manajemen ( sarana
dari pada manajemen)
Organising gunanya ialah untuk mengarahkan segala kegiatan terhadap
sasarannya kegiatan itu memerlukan orang, uang, materi, metode, dan lain-lain
atau sarana dari pada manajemen.
F.
PENGEMBANGAN
ORGANISASI
1.
Pengertian
Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha
meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan
individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.
Ada beberapa pengertian mengenai
Pengembangan Organisasi, yaitu:
1.
Pengembangan Organisasi merupakan suatu proses yang meliputi
serangkaian perencanaan perubahan yang sistematis yang dilakukan secara
terus-menerus oleh suatu organisasi.
2.
Pengembangan Organisasi merupakan suatu pendekatan situasional
atau kontingensi untuk meningkatkan efektifitas organisasi
3.
Pengembangan Organisasi lebih menekankan pada sistem sebagai
sasaran perubahan
4.
Pengembangan Organisasi meliputi perubahan yang sengaja
direncanakan
Pengembangan organisasi mengukur prestasi suatu organisasi dari
segi efisiensi, efektifitas dan kesehatan
1.
Efisien dapat diukur dengan perbandingan antara masukan dan
keluaran, yang mengacu pada konsep Minimaks (Masukan minimum dan keluaran
maksimum)
2.
Efektifitas adalah suatu tingkat prestasi organisasi dalam
mencapai tujuannya artinya kesejahteraan tujuan yang telah ditetapkan dapat
dicapai
3.
Kesehatan organisasi adalah suatu fungsi dari sifat dan mutu
hubungan antara para individu dan organisasi yaitu hubungan yang dinamis dan
adaptabilitas. Untuk dapat
bertahan , organisasi harus mampu mengarahkan warganya agar dapat beradaptasi
dengan baik dan bahkan agar mampu memanfaatkan dampak positif dari berbagai
pembaruan tersebut dengan pengembangan diri dan pengembangan organisasi. Proses
mengarahkan warga organisasi dalam mengembangkan diri menghadapi perubahan
inilah yang dikenal luas sebagai proses organization development (Pengembangan
Organisasi).
Karena menyangkut perubahan sikap, persepsi,perilaku dan harapan semua
anggota organisasi, pengembangan organisasi di definisikan sebagai upaya
pimpinan yang terencana dalam meningkatkan efektivitas organisasi, dengan
menggunakan cara intervensi (oleh pihak ketiga) yang didasarkan pada pendekatan
perilaku manusia. Dengan kata lain penerapan pengembangan organisasi dalam
organisasi dilakukan dengan bantuan konsultan ahli, sistemis ,harus didukung
oleh pimpinan serta luas aplikasinya.
Teori dan praktik pengembangan organisasi didasarkan pada beberapa asumsi
penting yakni :
·
Manusia sebagai individu, Dua asumsi penting yang
mendasari pengembangan organisasi adalah bahwa manusia memiliki hasrat
berkembang dan kebanyakan orang tidak hanya berpotensi , dan berkeinginan untuk
berkontribusi sebanyak mungkin pada organisasi. pengembangan organisasi
bertujuan untuk menghilangkan faktor faktor dalam organisasi yang menghambat
perkembangan dan menghalangi orang untuk berkontribusi demi tercapainya sasaran
organisasi.
·
Manusia sebagai anggota dan pemimpin kelompok. Organisasi
yang menerapkan pengembangan organisasi harus berasumsi bahwa setiap orang
dapat diterima dan diakui perannya oleh kelompok kerjanya. Dalam organisasi
perlu ditumbuhkan keterbukaan agar para anggotanya dapat dengan leluasa
mengungkapkan perasaannya dan pikirannya. Dalam keterbukaan , orang akan
mendapatkan kepuasaan kerja yang lebih tinggi, sehingga dengan demikian
performansi kelompok akan lebih efektif.
·
Manusia sebagai wadah organisasi. Hubungan antar
kelompok – kelompok dalam organisasi menentukan efektivitas masing masing
kelompok tersebut. Misalnya bila komunikasi antar-kelompok hanya terjadi pada
tingkat manajernya , koordinasi dan kerjasama akan kurang efektif daripada bila
segenap anggota kelompok terlibat dalam interaksi.
Tujuan
pengembangan organisasi, yaitu :
- Menciptakan
keharmonisan hubungan kejra antara pimpinan dengan staf anggota organisasi
- Menciptakan
kemampuan memecahkan persoalan organisasi secara lebih terbuka
- Menciptakan
keterbukaan dalam berkomunikasi
- Merupakan
semangat kerja para anggota organisasi dan kemampuan mengendalikan diri
Faktor
penyebab terjadinya pengembanan organisasi :
- Kekuatan
Eksternal
· Kompetisi yang semakin tajam
antar organisasi
· Perkembangan IPTEK
· Perubahan lingkungan baik
lingkungan fisik maupun sosial yang membuat organisasi berfikir bagaimana
mendapatkan sumber diluar organisasi untuk masa depan organisasi
2. Kekuatan Internal
·
Struktur
·
Sistem dan Prosedur
·
perlengkapan dan fasilitas
·
proses dan sasaran
Sifat-sifat
dasar pengembangan organisasi adalah :
- Pengembangan
Organisasi merupakan suatu strategi terencana dalam mewujudkan perubahan
organisasional, perubahan yang dimaksud harus mempunyai sasaran yang jelas
dan didasarkan pada suatu diagnosis yang tepat mengenai permasalahan yang
dihadapi oleh organisasi
- Pengembangan
Organisasi harus berupa kolaborasi antara berbagai pihak yang akan
mengalami dampak perubahan yang akan terjadi, keterlibatan dan partisipasi
para anggota organisasi harus mendapat perhatian
- Program
Pengembangan Organisasi menekankan cara-cara baru yang diperlukan guna
meningkatkan kinerja seluruh anggota organisasi
- Pengembangan
Organisasi mengandung nilai-nilai humanistik dalam arti bahwa dalam
meningkatkan efektifitas organisasi, potensi manusia harus menjadi bagian
yang penting
- Pengembangan
Organisasi menggunakan pendekatan kesisteman yang berarti selalu
memperhitungkan pentingnya inter relasi, interaksi dan inter
dependensi
- Pengembangan
Organisasi menggunakan pendekatan ilmiah untuk mencapai efektivitas
organisasi
Alasan
penting pengembangan organisasi adalah :
- Perubahan
adalah pertanda kehidupan
- perubahan
memberikan harapan
- pengembangan
merupakan tanggapan atas perubahan
- pengembangan
merupakan usaha untuk menyesuaikan dengan hal baru (perubahan).
Sejarah
pengembangan organisasi adalah :
- Pelatihan
Laboratorium
- umpan
balik survey
- riset
tindakan
- produktivitas
dan kualitas kehidupan kerja
- serta
perubahan strategik.
Pertumbuhan yang berkelanjutan di dalam sejumlah deversitas
pendekatan PO, praktisi, dan keterlibatan organisasi membuktikan sehatnya suatu
disiplin dan menawarkan suatu prospek yang menguntungkan di waktu mendatang.
Karateristik
pengembangan organisasi terdiri atas :
- Keputusan penuh dengan
pertimbangan
- Diterapkan pada semua sub
sistem manusia baik individu, kelompok dan organisasi
- Menerima intervensi baik dari
luar maupun dalam organisasi yang mempunyai kedudukan di luar mekanisme
organisasi
- Kolaborasi
- Teori sebagai alat analisis
Nilai-nilai dalam
pengembangan organisasi yaitu :
- Penghargaan
akan orang lain
- Percaya
dan mendukung orang lain, sedangkan individu sendiri harus mempunyai
tanggung jawab
- Pengamanan
kekuasaan (mengurangi tekanan pada wewenang)
- Konfrontasi
(masalah yang tidak disembunyikan)
- Partisipasi
(melibatkan orang-orang yang mempunyai potensi dalam proses pengembangan
organisasi)
Proses pengembangan
organisasi adalah :
- Pengenalan masalah
- Diagnosis Organisasional
- Pengembangan strategi
perubahan
- Intervensi
- Pengukuran dan Evaluasi
2. Sasaran Pengembangan
Organisasi
Atas dasar asumsi asumsi diatas, proses pengembangan organisasi diterapkan
dengan sasaran :
1.
Hubungan yang lebih efektif antara departemen , divisi
dan kelompok kelompok kerja dalam organisasi
2.
Hubungan pribadi yang lebih efektif antara manajer dan
karyawan pada semaua jenjang organisasi
3.
Terhapusnya hambatan hambatan komunikasi antara
pribadi dan kelompok
4.
Berkembangnya iklim yang ditandai dengan saling
percaya, dan keterbukaan yang dapat memotivasi serta menantang anggota
organisasi untuk lebih berprestasi
3. Tahap -Tahap
Penerapan Pengembangan Organisasi
Dalam menerapkan pengembangan organisasi, organisasi memerlukan konsultan
yang ahli dalam bidang perilaku dan pengembangan organisasi. Konsultan tersebut
bersifat sebagai agen pembaruan (agent of change), dan fungsi utamanya adalah
membantu warga organisasi menghadapi perubahan, melalui teknik teknik
pengembangan organisasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.
Proses penerapan pengembangan organisasi dilakukan dalam empat tahap :
1.
Tahap pengamatan sistem manajemen atau tahap
pengumpulan data
Dalam tahap
ini konsultan mengamati sistem dan prosedur yang berlaku di organisasi termasuk
elemen elemen di dalamnya seperti struktur, manusianya, peralatan, bahan bahan
yang digunakan dan bahkan situasi keuangannya. Data utama yang diperlukan
adalah :
·
Fungsi utama tiap unit organisasi
·
Peran masing masing unit dalam mencapai tujuan dan
sasaran organisasi
·
Proses pengambilan keputusan serta pelaksanaan
tindakan dalam masing - masing unit
·
Kekuatan dalam organisasi yang mempengaruhi perilaku
antar kelompok dan antar individu dalam organisasi
2.
Tahap diagnosis dan umpan balik
Dalam tahap ini kualitas pengorganisasian serta kegiatan operasional masing
masing elemen dalam organisasi dianalisis dan dievaluasi . Ada beberapa
kriteria yang umum digunakan dalam mengevaluasi kualitas elemen elemen
tersebut, diantaranya :
·
Kemampuan beradaptasi, yaitu kemampuan mengarahkan
kegiatan dan tenaga dalam memecahkan masalah yang dihadapi
·
Tanggung jawab : kesesuaian antara tujuan individu dan
tujuan organisasi
·
Identitas : kejelasan misi dan peran masing masing
unit
·
Komunikasi ; kelancaran arus data dan informasi
antar-unit dalam organisasi
·
Integrasi ; hubungan baik dan efektif antar-pribadi
dan antar-kelompok, terutama dalam mengatasi konflik dan krisis
·
Pertumbuhan ; iklim yang sehat dan positif, yang
mengutamakan eksperimen dan pembaruan , serta yang selalu menganggap
pengembangan sebagai sasaran utama
3.
Tahap pembaruan dalam organisasi.
Dalam tahap ini dirancang pengembangan organisasi dan dirumuskan strategi
memperkenalkan perubahan atau pembaruan. Strategi ini bertujuan meningkatkan
efektivitas organisasi dengan cara mengoreksi kekurangan serta kelemahan yang
dijumpai dalam proses diagnostik dan umpan balik. Mengingat bahwa setiap
perubahan yang diperkenalkan akan mempengaruhi seluruh sistem dalam organisasi,
bahkan mungkin akan mengubah sistem distribusi wewenang dan struktur
organisasi, rancangan strategi pembaruan harus didiskusikan secara matang dan
mendapat dukungan penuh pimpinan puncak.
4.
Tahap implementasi pembaruan
Tahap akhir dalam penerapan pengembangan organisasi adalah pelaksanaan
rencana pembaruan yang telah digariskan dan disetujui. Dalam tahap ini
konsultan bekerja secaa penuh dengan staf manajemen dan para penyelia. Kegiatan
implementasi perubahan meliputi :
·
perubahan struktur
·
perubahan proses dan prosedur
·
penjabaran kembali secara jelas tujuan sera sasaran
organisasi
·
penjelasan tentang peranan dan mis masing masing unut
dan anggota dalam organisasi
4. Teknik
Teknik Pengembangan Organisasi
Ada berbagai teknik yang dirancang para ahli, dengan tujuan meningkatkan
kemampuan berkomunikasi serta bekerja secara efektif, antar-individu maupun
antar-kelompok dalam organisasi. Beberapa teknik yang sering digunakan berikut
ini.
·
Sensitivity training, merupakan teknik pengembangan
organisasi yang pertama diperkenalkan dan ayang dahulu paling sering digunakan.
Teknik ini sering disebut juga T-group. Dalam kelompok kelomok T (singkatan
training) yang masing masing terdiri atas 6 – 10 peserta, pemimpin kelompok
(terlatih) membimbing peserta meningkatkan kepekaan (sensitivity) terhadap
orang lain, serta ketrampilan dalam hubunga antar-pribadi.
·
Team Building, adalah pendekatan yang bertujuan
memperdalam efektivitas serta kepuasaan tiap individu dalam kelompok kerjanya
atau tim. Teknik team building sangat membantu meningkatkan kerjasama dalam tim
yang menangani proyek dan organisasinya bersifat matriks.
·
Survey feedback. Dalam teknik sruvey feedback. Tiap
peserta diminta menjawab kuesioner yang dimaksud untuk mengukur persepsi serta
sikap mereka (misalnya persepsi tentang kepuasan kerja dan gaya kepemimpinan
mereka). Hasil surveini diumpan balikkan pada setiap peserta, termasuk pada
para penyelia dan manajer yang terlibat. Kegiatan ini kemudian dilanjutkan
dengan kuliah atau lokakarya yang mengevaluasi hasil keseluruhan dan
mengusulkan perbaikan perbaikan konstruktif.
·
Transcational Analysis (TA). TA berkonsentrasi pada
gaya komunikasi antar-individu. TA mengajarkan cara menyampaikan pesan yang
jelas dan bertanggung jawab, serta cara menjawab yang wajar dan menyenangkan.
TA dimaksudkan untuk mengurangi kebiasaan komunikasi yang buruk dan
menyesatkan.
·
Intergroup activities. Fokus dalam teknik intergroup
activities adalah peningkatan hubungan baik antar-kelompok.Ketergantungan antar
kelompok , yang membentuk kesatuan organisasi, menimbulkan banyak masalah dalam
koordinasi. Intergroup activities dirancang untuk meningkatkan kerjasama atau
memecahkan konflik yang mungkin timbul akibat saling ketergantungan tersebut.
·
Proses Consultation. Dalam Process consultation,
konsultan pengembangan organisasi mengamati komunikasi , pola pengambilan
keputusan , gaya kepemimpinan, metpengembangan organisasie kerjasama, dan
pemecahan konflik dalam tiap unit organisasi. Konsultan kemudian memberikan umpan
balik pada semua pihak yang terlibat tentang proses yang telah diamatinya ,
serta menganjurkan tindakan koreksi.
·
Grip pengembangan organisasi. Pendekatan grip pada
pengembangan organisasi di dasarkan pada konsep managerial grip yang
diperkenalkan oleh Robert Blake dan Jane Mouton. Konsep ini mengevaluasi gaya
kepemimpinan mereka yang kurang efektif menjadi gaya kepemimpinan yang ideal,
yang berorientasi maksimum pada aspek manusia maupun aspek prpengembangan
organisasiuksi.
·
Third-party peacemaking. Dalam menerapkan teknik ini,
konsultan pengembangan organisasi berperan sebagai pihak ketiga yang
memanfaatkan berbagai cara menengahi sengketa, serta berbagai teknik negosiasi
untuk memecahkan persoalan atau konflik antar-individu dan kelompok.
G. PENGORGANISASIAN
KEGIATAN KEMASYARAKATAN
Pada waktu melaksanakan program kesehatan sering harus mengikutsertakan
potensi masyarakat. Jika ditinjau dari prinsip pokok kesehatan, pengikut sertaan
potensi masyarakat ini dipandang amat penting. Karena sesungguhnya berhasil
atau tidaknya suatu program kesehatan sangat ditentukan antara lain oleh peran
serta masyarakat. Jika program kesehatan dapat dilaksanakan dengan mengikuti
prinsip ‘dari, oleh dan untuk’ masyarakat dapatlah diharapkan keberhasilan
program tersebut. Penyebabnya, bukan saja karena rasa memiliki (sence of belonging) dapat
ditumbuhkan, tetapi sekaligus juga kesinambungan (continuity) pelaksanaan program. Apabila kedua hal ini dapat
diwujudkan, pada gilirannya akan besar perannya dalam menjamin terpacapainya tujuan
program kesehatan.
1. Prinsip Pokok
Sekalipun pada dasarnya pekerjaan pengorganisasian untuk berbagai kegiatan
adalah sama, yakni mengatur berbagai kegiatan dan orang – orang yang berperan
sehingga membentuk satu kesatuan yang secara bersama – sama diarahkan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, namun untuk pengorganisasian kegiatan
masyarakatan, ada beberapa prinsip pokok yang membedakannya. Perbedaan yang
dimaksud pada dasarnya disebabkan karena adanya kehendak untuk menimbulkan rasa
memiliki terhadap kegiatan yang diorganisasikan tersebut. Dengan demikian, cara
pengorganisasian sebagaimana yang lazim berlaku dalam suatu instansi, misalnya,
dengan surat keputusan atau perintah atasan, tidaklah sesuai untuk
pengorganisasian kegiatan kemasyarakatan.
Sesuai dengan prinsip pokok bahwa setiap program kemasyarakatan harus
mengikuti prinsip ‘dari, oleh dan untuk’ masyarakat, maka pelaksana
pengorganisasian kegiatan kemasyarakatan seyogianya dilakukan oleh masyarakat
sendiri. Untuk itu rumuskan dahulu kegiatan – kegiatan kemasyarakat yang akan
diorganisasikan tersebut. Jika ditinjau dari sudut administrasi, rumusan
tentang kegiatan ini, sebenarnya tidak termasuk dalam pekerjaan
pengorganisasian (organizing).
Melainkan dalam pekerjaan perencanaan (planning).
Namun untuk keberhasilan pengorganisasian, tidak ada salahnya untuk
dilaksanakan. Yakinkanlah terlebih dahulu apakah kegiatan yang akan
diorganisasikan tersebut benar – benar telah sesuai dengan kebutuhan (needs) dan tututan (demands) masyarakat. Apabila tidak
sesuai, tentu mudah diperkirakan, sekalipun pengorganisasian berhasil
dilakukan, tetapi tujuan dari dilaksanakannya kegiatan tersebut akan sulit
dicapai.
Agar kesesuaian ini dapat diwujudkan, ada beberapa teknik perencanaan yang
dapat dipergunakan. Di Indonesia popular dengan sebutan pendekatan edukatif,
yang dibedakan atas enam langkah yakni:
1.
Melakukan pendekatan internal
Sasaran pendekatan internal (internal
approach) adalah perangkat organisasi yang akan melaksanakan program kemasyarakatan.
Jika program tersebut dilaksanakan oleh PUSKESMAS maka perangkat organisasi
yang dimaksudkan adalah semua staf PUSKESMAS. Tetapi jika dilaksanakan oleh
Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) maka perangkat organisasi yang dimaksudkan
adalah seluruh personalia LSM. Tujuan dari pendekatan internal ialah untuk
mempersiapkan perangkat yang akan melaksanakan program sedemikian rupa sehingga
dapat melaksanakan program kemasyarakatan dengan baik.
2.
Melakukan pendekatan eksternal
Sasaran pendekatan eksternal (external
approach) adalah pemuka masyarakat, formal ataupun informal, yang ada di
wilayah, tempat dilaksanakannya program kemasyarakatan. Contoh pemuka
masyarakat formal ialah Camat, Lurah dan Dokter PUSKESMAS. Sedangkan contoh
pemuka masyarakat informal ialah tokoh agama, tokoh pendidikan dan tokoh adat
istiadat. Tujuan dari pendekatan eksternal ialah untuk mendapatkan dukungan,
moriel ataupun material.
3.
Melakukan penelitian masyarakat mandiri
Penelitian kemasyarakatan mandiri harus dilaksanakan oleh masyarakat
sendiri (community self survey).
Di Indonesia penelitian ini dikenal dengan nama Survai Mawas Diri. Tujuannya
ialah masyarakat mengenal sendiri berbagai masalah yang dihadapinya.
4.
Melaksanakan musyawarah masyarakat
Perumusan prioritas masalah dan jalan ke luar harus dilaksanakan oleh
masyarakat sendiri. Lazimnya melalui suatu pertemuan kemasyarakatan yang di
Indonesia dikenal dengan nama Musyawarah Masyarakat Desa (village community meeting).
5.
Melaksanakan jalan ke luar yang telah
ditetapkan
Kegiatan terakhir yang dilakukan adalah melaksanakan jalan ke luar (solution implementation) yang telah
disepakati. Mengingat keberhasilan suatu program pembangunan masyarakat sering
membutuhkan kegiatan dan keterlibatan yang terus – menerus di samping
dibutuhkan pula tersedianya dana, tenaga, dan sarana yang cukup, dianjurkan
dalam melaksanakan program pembangunan masyarakat tersebut, dimanfaatkan
organisasi masyarakat yang telah ada. Pembentukan suatu organisasi baru bukan saja
menjadi tidak efektif, tetapi juga akan membebani masyarakat sendiri.
Jika karena satu dan lain hal, organisasi yang telah ada dipandang tidak
sesuai, jalan keluarnya juga bukan membentuk organisasi yang baru. Melainkan
berupaya menyempurnakan organisasi yang telah ada tersebut. Tentu saja
pemnyempurnaan ini harus dilakukan bersama pengurus dari organisasi yang
dimaksud.
Dalam mengatur wewenang dan tanggung jawab orang – perorang dalam
masyarakat di samping harus sesuai dengan pengetahuan dan keterampilan yang
dimiliki harus pula sesuai dengan kedudukan dan peranan dari masing – masing
orang perorang tersebut di masyarakat.
Agar program dapat terlaksana, setelah pengorganisasian kegiatan selesai
dilakukan, kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah pengorganisasian orang
perorang yang akan melaksankan kegiatan tersebut. Untuk organisasi formal
seperti badan usaha misalnya, pengorganisasian orang perorang ini, terutama
pada waktu menetapkan batas – batas wewenang dan tanggung jawab, pedoman yang
dipakai antara lain pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki. Dengan memakai
pedoman ini dapat diharapkan berlakunya prinsip the right man in the right place.
Sayangnya untuk organisasi kemasyarakatan, prinsip yang seperti ini
sepenuhnya dapat diterapkan. Sekalipun tidak memiliki pengetahuan dan
keterampilan khusus, tetapi karena yang terpenting adalah keterlibatan para
pemuka masyarakat, harus dapat diupayakan keikutsertaan pemuka masyarakat
tersebut. Untuk pelaksanaan sehari – hari, sering dibentuk suatu tim pelaksana
khusus, yang untuk program kesehatan, popular dengan sebutan kader kesehatan.
Para kader inilah, sebaiknya yang direstui oleh pemuka masyarakat serta yang
bersifat sukarela, yang kemudian akan dilatih, sesuai dengan macam pengetahuan
dan keterampilan yang diperlukan. Untuk selanjutnya melalui para kader ini pula
dterapkan pengaturan wewenang dan tanggung jawab, sesuai dengan tingkat
pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki.
2. Proses
Telah disebutkan bahwa hal yang diorganisasikan pada pekerjaan pengorganisasian
banyak macamnya, yang secara sederhana dapat dibedakan atas dua macam yakni
pengorganisasian kegiatan dan pengorganisasian orang per orang yang akan
melaksanakan kegiatan tersebut. Hasil dari pekerjaan pengorganisasian ialah
terbentuknya organisasi (organization),
yang juga banyak macamnya, karena kesemuanya tergantung dari hal yang
diorganisasikan tersebut.
Tidak demikian halnya dengan proses pengorganisasian, karena betapapun
berbedanya hal yang diorganisasikan dan ataupun organisasi yang dihasilkan,
proses yang ditempuh pada dasarnya adalah sama. Dengan demikian dalam
mempelajari masalah pengorganisasian yang perlu dipahami bukan hal yang
diorganisasikan dan ataupun hasil dari pekerjaan pengorganisasian, malinkan
proses pengorganisasian.
Proses pengorganisasian masyarakat yakni langkah – langkah yang harus
ditempuh untuk melakukan pekerjaan pengorganisasian, pada dasarnya sama dengan
pengorganisasian pada umumnya. Secara sederhana langkah – langkah yang dimaksud
dapat dibedakan atas tujuh macam yakni:
1.
Memahami tujuan yang ingin dicapai
Langkah pertama yang dilakukan adalah memahami tujuan dari kegiatan yang
akan dilakukan. Uraikanlah tujuan tersebut sehingga jelas tolak ukurnya. Telah
disebutkan seyogianya tujuan ini adalah tujuan yang dirumuskan oleh masyarakat
sendiri.
2.
Memahami kegiatan yang akan dilakukan
Langkah kedua yang dilakukan adalah memahami kegiatan yang akan dilakukan.
Kegatan yang dimaksud di sini adalah dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Uraikanlah kegiatan tersebut sehingga jelas kegiatan pokok (mollar activities) dan kegiatan bukan
pokok (moluculair activities).
Sama halnya dengan tujuan, seyogianya kegiatan ini adalah hasil rumusan
masyarakat sendiri.
3.
Mengelompokkan kegiatan yang akan dilakukan
Langkah ketiga yang dilakukan adalah melakukan pengelompokan kegiatan yang
akan dilakukan. Pengelompokan ini perlu dilakukan, karena kegiatan – kegiatan
yang tercantum dalam rencana kerja sering tidak jelas kaitannya satu dengan
yang lain.
4.
Menetapkan hirarki kelompok kegiatan yang akan
dilakukan
Langkah keempat yang dilakukan adalah menetapkan hirarki managerial untuk
setiap kelompok kegiatan. Hirarki managerial ini lazimnya dibedakan atas tiga
tingkat yakni top management, middle
management dan lower
management. Perbedaan dari masing – masing tingkat ini terletak pada
keterampilan yang dibutuhkan. Jika keterampilan managerial (managerial skill) yang lebih
dibutuhkan, hirarki kegiatan termasuk dalam top management, tetapi jika keterampilan teknis (technical skill) yang lebih
dibutuhkan termasuk dalam lower
management.
5.
Membentuk struktur organisasi
Langkah kelima yang dilakukan adalah membentuk struktur organisasi sesuai
dengan pengolompokan hirarki yang telah dibentuk. Dalam menyusun struktur
organisasi tersebut perhatikanlah rentang pengawasan (span of control). Betapapun hebatnya seorang top management tidak mungkin dapt
mengawasi jumlah middle management
yang terlalu banyak. Demikian pula halnya dengan middle management. Sebagai pedoman sering disebutkan rentang
pengawasan tersebut adalah 4 untuk tingkat top management dan antara 8 sampai dengan 12 untuk middle management.
6.
Menetapkan penanggungjawab dari kelompok
kegiatan
Langkah keenam yang dilakukan adalah menetapkan penanggungjawab masing –
masing kelompok kegiatan sesuai dengan hirarki managemen serta struktur yang
telah terbentuk. Pekerjaan yang dilakukan sama dengan pengorganisasian orang
per orang (staffing).
Pengorganisasian orang per orang ini perlu dilengkapi bukan saja dengan uraian
tugas yang dialukan (job description)
tetapi juga dengan wewenang (authority)
dan tanggungjawabnya (responsibility).
Sama halnya dengan tujuan dan kegiatan, penetapan penanggungjawab ini sebaiknya
dilakukan oleh masyarakat sendiri.
7.
Melakukan penilaian berkala untuk
penyempurnaan
Langkah ketujuh yang dilakukan adalah melakukan penilaian secara berkala
untuk lebih menyempurnakan pengorganisasian yang telah dibentuk. Penilaian
secara berkala ini harus dilakukan oleh masyarakat sendiri. Peranan penilaian
berkala amat penting, karena memang salah satu ciri dari pengorganisasian harus
dapat mengikuti berbagai perkembangan yang terjadi. Tidak hanya yang
berlangsung di lingkungan, tetapi juga di dalam organisasi sendiri. Pekerjaan
pengorganisasian tidaklah statis, melainkan selalu dinamis.
H. STAFFING
ORGANISASI
Penyusunan staf dalam organisasi merupakan salah satu tugas yang paling
rumit dan penting dalam memanajemen sumber daya manusia yang baik. Penyusunan
staf dari luar maupun dari dalam harus diawali dengan rekrutmen yang efektif.
Rekrutmen adalah proses penarikan orang-orang yang memenuhi persyaratan
untuk mengajukan lamaran atas pekerjaan yang belum terisi. Rekrutmen menurut
asalnya dibagi menjadi dua macam, yaitu :
1. Rekrutmen Internal
Berarti mempertimbangkan karyawan yang ada sebagai kandidat atas lowongan
pekerjaan tersedia sehingga juga dapat membantu membangun semangat kerja dan
mempertahankan karyawan yang berkualitas tinggi agar tidak meninggalkan
perusahaan.
2. Rekrutmen External
Melibatkan usaha menarik orang-orang dari luar organisasi untuk melamar
lowongan pekerjaan. Metode rekrutmen external meliputi pemasangan iklan,
wawancara di kampus, badan-badan pencari tenaga kerja atau eksekutif, aula
rekrutmen serikat pekerja, referensi dari karyawan yang ada dan rekrutmen “walk
in” atau “gate hire” . ( Orang yang datang tanpa diseleksi terlebih dahulu ).
Peranan
– peranan staf sangatlah penting dan membantu tercapainya suatu tujuan dalam
organisasi, ibaratnya staf merupakan pondasi dalam suatu bangunan.
Telah
dikemukakan bahwa dalam organisasi bentuk lini dan staff ada dua kelompok
tenaga kerja. Kelompok pertama adalah mereka yang tugas utamanya bersifat
menterjemahkan tugas pokok menjadi aktivitas, sedang di pihak lain terdapat
mereka yang tugasnya melakukan kegiatan-kegiatan penunjang demi lancarnya roda
organisasi dan mekanisme kerjasama yang harmonis, baik secara kuantitatif
maupun kualitatif. Kedua kelompok ini mempunyai peranan penting dalam
merealisasi tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Sepintas
lalu kelihatan seolah-olah karyawan lini lebih penting karena tugas mereka yang
utama melaksanakan aktivitas penting untuk merealisasi tujuan. Malah dianggap
kadang-kadang bahwa tanpa karyawan staff tujuan dapat juga direalisasi.
Pandangan ini terutama dalam organisasi modern kurang tepat, walaupun sifat
aktivitas karyawan staff sebagai penunjang kegiatan yang dilakukan olah
karyawan lini, akan tetapi peranan mereka dalam menciptakan efektivitas dan
efisiensi sangat penting. Dengan bantuan karyawan staff organisasi dapat
mendayagunakan resources yang dimiliki perusahaan secara optimum, karena mereka
dapat melihat berbagai kemungkinan, pendidikan dan pengalaman mereka memungkinkan
memilih kesempatan yang terbaik.
Pembahasan tentang pentingnya peranan staff dalam proses manajemen berarti
tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan
efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan
staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.
Sering
kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil
keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena
diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan
yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai
bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam
organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot
dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif. Top management dalam
organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang
bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang
luas terhadap seluruh organisasi. Lower management biasanya membuat
keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan
sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat
kuantitatif.
Setiap
keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lowermanager seperti
supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :
·
Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat
pencapaian tujuan
·
Keputusan harus tepat dalam arti mampu
memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi
·
Keputusan harus praktis, dalam arti dapat
dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi
·
Keputusan yang diambil harus rasional dalam
pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.
Dari
uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu
menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa
keputusan yang menyenangkan semua pihak tentu mempercepat proses pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan
samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah
ditatapkan.
Tugas-tugas
yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :
·
Mengumpulkan data (fakta)
·
Menginterpretasikan data (fakta)
·
Mengusulkan alternatif tindakan
·
Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang
dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau
memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
·
Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan
dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan
yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
·
Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan
kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi
telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau
mempelancar proses pencapaian tujuan.
BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
1.
Pengorganisasian merupakan suatu proses
merancang, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan
diantara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan
efisien dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya
2. Pengembangan Organisasi
merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan
mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan
tujuan keorganisasian
3.
Proses pengorganisasian kegiatan kemasyarakatan
sebagai berikut :
1) Memahami tujuan yang ingin dicapai
2) Memahami kegiatan yang akan dilakukan
3) Mengelompokkan kegiatan yang akan dilakukan
4)
Menetapkan
hirarki kelompok kegiatan yang akan dilakukan
5) Membentuk struktur organisasi
6) Menetapkan penanggungjawab dari kelompok
kegiatan
7) Melakukan penilaian berkala untuk
penyempurnaan
4. Penyusunan staf ( staffing ) organisasi
merupakan hal yang penting untuk memanajemen sumber daya manusia yang baik
B. SARAN
1.
Mengingat
pentingnya fungsi pengorganisasian, maka telah merupakan kewajiban bagi semua pihak yang bergerak dalam
administrasi kesehatan untuk memiliki pemahaman yang lengkap tentang
fungsi pengorganisasian makin bertambah
penting jika kebetulan bermaksud menyelenggarakan
program kesehatan masyarakat. Pengorganisasian yang harus
dilakukan tidak hanya terbatas pada hal-hal yang tercantum dalam rencana saja,
tetapi juga hal-hal yangterdapat dalam masyarakat secara keseluruhan.
DAFTAR
PUSTAKA
Azwar, Azrul. 1994. Pengantar Administrasi Kesehatan. Tangerang : BINARUPA AKSARA
Muninjaya, A. A. Gde, 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta : EGC
